Für eine automatisierte Belegverarbeitung sind häufig eine Vielzahl
von Informationen erforderlich. So sind beispielsweise bei der automatischen Ablage von Eingangsrechnungen folgende Informationen in der Indexierung wünschenswert:
- Lieferantenname
- Belegnummer
- Belegdatum
- Zuständigkeit im Einkauf
- Projektnummer
Mögliche Datenquellen:
• SQL
• Oracle
• Access
• Excel
• Dbase
• Sybase
• MS Exchange Server
• Text-Dateien
Die Lösung:
Die Barcode-Erweiterung UDS for ELOoffice
ist die günstige Lösung für automatische Barcode-Erkennung und -Verarbeitung sowie
Anbindung beliebiger Datenquellen an ELO.
So funktioniert´s in der Praxis:
- Belege mit Barcodes versehen
(Einbinden im Druckformular oder fertig von der Rolle) - Belege im Stapel scannen
- Barcode-Button drücken
UDS trennt die Belege nach Barcode, liest den Barcode aus und vervollständigt die Informationen mit Daten aus Ihrer Datenbank (z.B. Kundendaten, Lieferantendaten, Auftrag, Projekt, …).
Die ELO Verschlagwortungsmaske wird automatisch gefüllt, der Ablagepfad im Archiv erzeugt und der Beleg abgelegt.
Die Mehrwerte für Ihr Unternehmen
- Vollautomatische Archivierung von Belegen inkl. Stapelverarbeitung
- Daten wie Belegdatum, Kundennummer, Name, Betrag aus einer externer Datenquelle werden direkt in die Verschlagwortungsmaske übernommen
- Evtl. erforderliche Archivstrukturen werden automatisch erstellt
- Erhebliche Reduzierung des Ablageaufwands
- Zeit- und Kostenersparnis
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