Eine zentrale, automatische E-Mail Archivierung ist heute für jedes Unternehmen zwingend erforderlich, zudem es u.a. in der GoBD mit der Aufbewahrungspflicht gesetzlich vorgeschrieben ist.

Mit ELO XC können Sie gesetzlichen Archivierungsvorgaben vollständig erfüllen und zusätzlich Mehrwerte schaffen.

ELO XC archiviert automatisch alle ein- und ausgehenden E-Mails vom Exchange Server über die Exchange Web Services (EWS). Dabei ist es egal, ob der Exchange Server bei Ihnen Haus (on premise) oder in der Cloud oder im MS Office 365 enthalten ist.

Vorteile:

• Rechtskonforme Archivierung durch regelbasierte, automatische Archivierung
• Alle E-Mails zentral verfügbar (berechtigungsabhängig)
• Schneller Finden durch performante ELO OCR-Suche, auch in gescannten Anhängen
• Es können keine E-Mails mehr verloren gehen

Der Mehrwert: Automatische Vorgangszuordnung

Die reine automatische Archivierung von E-Mails bringt zunächst noch keine Vorteile im Alltag, da jeder Anwender nur auf seine E-Mail zugreifen kann. ELO kann E-Mails nach der Archivierung analysieren, mit Daten z.B. aus vorhandenen Anwendungen ergänzen (z.B. Faktura, ERP, Fibu, CRM) und dann regelbasiert zum Vorgang zuordnen.

Vorteil: Die E-Mail liegt nun z.B. in der Kundenakte und steht allen Mitarbeitern, die Zugriff auf Kundenakten haben, zur Verfügung. Das reduziert die Anzahl die E-Mails durch CC und Weiterleitungen.