Von der Idee bis zum ProduktivstartBest Practice
Vorgehensweise

Auf Basis des Erstgesprächs bereiten wir eine individuelle Präsentation für Sie vor. Sie sehen mögliche Lösungsszenarien mit Schnittstellen zu vorhandenen Anwendungen und hohem Automatisierungsgrad bei der Ablage und Bearbeitung von Workflows wie z.B. Eingangs-Rechnungsverarbeitung oder Vertragsmanagement.

Nach der Präsentation erhalten Sie ein erstes Angebot über die erforderlichen Lizenzen sowie Dienstleistungsaufwände, soweit dies mit den bekannten Parametern möglich ist.

Je nach Komplexität Ihrer Anforderungen ist ein Konzeptworkshop erforderlich, wenn die Umsetzung nach unseren Standards nicht möglich ist.

Insbesondere im Bereich Eingangsrechnungsverarbeitung stimmen wir in einem 1tägigen Workshop die Parameter in der Finanzbuchhaltung ab mit anschließender Ausarbeitung. Als Ergebnis erhalten Sie ein detailliertes Konzept mit ca. 180 Seiten und einer konkreten Aufwandsschätzung mit hohem Festpreisanteil.

Zur Konkretisierung der umzusetzenden Lösung erfolgt in einem Workshop die Aufnahme und Dokumentation der fachlichen Spezifikation. Dabei werden wichtige Details der täglichen Arbeit in den Fachabteilungen aufgenommen. Wir beraten Sie und gestalten gemeinsam mit Ihnen den optimale, zukünftigen digitalen Prozess. Als Ergebnis des Workshops erhalten Sie eine Ausarbeitung mit Anforderungs- und Lösungsbeschreibung sowie eine konkrete Aufwandsschätzung für die Umsetzung.

Auf Basis unser fertigen Einführungspakete oder mit den Ergebnissen aus der Konzeptionierung wird das neue Dokumenten Management System installiert und konfiguriert. Zunächst testet ein ausgewählter Anwenderkreis das neue System und gibt Feedback zu Änderungswünschen. Diese werden dann umgesetzt bis das System Ihren Anforderungen entspricht.

Neben einer durchdachten Planung trägt die intensive Schulung der Anwender einen erheblichen Teil zum Erfolg des Projekts bei. Wichtig ist dabei die Schulung der Anwender durch direkte Anwendung und nicht nur durch Vorführen. 

Haben Sie einen eigenen IT-Administrator, dann schulen wir sie/ihn in der Administration und Wartung Ihres neuen ELO Systems. Dieses Wissen sorgt dafür, dass Ihr ELO System stabil läuft und Sie kleinere Anforderungen sofort intern umsetzen lassen können. Dazu gehören auch Pflege von Benutzern, Rollen und Berechtigungen, Client-Installationen und ELO Serverwartungen.

Die Konfiguration aus dem Testsystem wird nun in das Produktivsystem übertragen oder das Testsystem wird direkt zum Produktivsystem. Das spart Zeit und Kosten. Für ein späteres Testsystem kann das Produktigsystem geklont werden. Wir begleiten Sie beim Produktivstart und stehen bei Fragen und Änderungsanforderungen zur Verfügung.

Der Ablauf kann sich bei Einführung in einer weiteren Abteilung entsprechend wiederholen.

So wird Ihre ELO Einführung zum Erfolg!